Das neue Transparenzregister schafft Handlungsbedarf für Unternehmen

Ab 1. Oktober 2026 gilt das neue Schweizer Transparenzregister. Für Unternehmen bringt es neue Meldepflichten und kurze Fristen. Wer betroffen ist, sollte jetzt handeln.

Was ist das Schweizerische Transparenzregister?
Am 1. Oktober 2026 wird das Schweizerische Transparenzregister eingeführt. In diesem Transparenzregister müssen die wirtschaftlich berechtigten Personen von schweizerischen und ausländischen Rechtseinheiten erfasst werden. Das Register ist nicht öffentlich zugänglich, steht jedoch einer Vielzahl von Behörden offen – darunter Steuerbehörden von Bund und Kantonen, Strafverfolgungs- und Zollbehörden sowie die Grundbuchämter. Auch Finanzintermediäre erhalten Zugriff auf das Register, soweit dies im Rahmen ihrer gesetzlichen Sorgfaltspflicht im Kampf gegen Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung erforderlich ist.

Wer ist betroffen?
Von der neuen Meldepflicht sind die meisten juristischen Personen betroffen. Insbesondere Aktiengesellschaften (AG), Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), aber auch Genossenschaften und Stiftungen müssen ihre wirtschaftlich berechtigten Personen melden. Erfasst sind zudem ausländische juristische Personen, sofern sie eine im Handelsregister eingetragene Schweizer Zweigniederlassung haben, tatsächlich in der Schweiz verwaltet werden oder Grundeigentum in der Schweiz besitzen oder erwerben wollen (Lex Koller). Gewisse Rechtseinheiten sind vom Anwendungsbereich ausgenommen, etwa solche, bei denen mindestens 75 % der Beteiligungsrechte direkt oder indirekt von Gemeinwesen gehalten werden. Auch Trusts können in den Anwendungsbereich fallen.

Neue Pflichten für Gesellschaften
Gesellschaften sind neu verpflichtet, ihre wirtschaftlich berechtigten Personen zu identifizieren. Als wirtschaftlich berechtigt gilt, wer direkt oder indirekt mindestens 25 % des Kapitals oder der Stimmen hält oder die Gesellschaft auf andere Weise kontrolliert – etwa durch die Möglichkeit, mehr als die Hälfte der Verwaltungsratsmitglieder zu ernennen oder abzuberufen, ein Vetorecht auszuüben oder durch formelle bzw. informelle Vereinbarungen massgeblichen Einfluss auszuüben. Die wirtschaftlich berechtigte Person ist immer eine natürliche Person.

Die Gesellschaft muss die relevanten Angaben (Name, Vorname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Adresse und Wohnsitzstaat) erheben, die Identität der betroffenen Personen sorgfältig überprüfen und die Informationen innerhalb eines Monats nach Eintragung im Handelsregister an das Transparenzregister melden. Änderungen sind innert eines Monats nach Kenntnisnahme nachzumelden. Für die erstmalige Meldung gibt es – je nach Gesellschaftsform und abhängig von der Art der Revision – unterschiedliche aber doch kurze Übergangsfristen.

Verantwortlich für die Erfüllung dieser Pflichten ist das oberste Mitglied des leitenden Organs, also bei einer AG der oder die Präsidentin des Verwaltungsrates. Eine Delegation der Aufgabe ist zulässig, befreit aber nicht von der Verantwortung.

Kann eine Gesellschaft die wirtschaftlich berechtigte Person nicht identifizieren oder deren Identität nicht ausreichend überprüfen, muss auch dieser Umstand dem Transparenzregister gemeldet werden.

Mitwirkungspflichten von Aktionären und wirtschaftlich berechtigten Personen
Nicht nur die Gesellschaft selbst, sondern auch die Gesellschaftsbeteiligten und die wirtschaftlich berechtigten Personen treffen Mitwirkungspflichten. Kontrollierende Aktionäre und Gesellschafter müssen die erforderlichen Angaben innerhalb eines Monats ab Entstehung der Kontrolle an die Gesellschaft melden. Wirtschaftlich berechtigte Personen sowie in die Kontrollkette eingebundene Dritte sind zudem verpflichtet, bei der Überprüfung ihrer Identität und Eigenschaft durch Übermittlung von Informationen und Belegen mitzuwirken. Daneben sind auch Finanzintermediäre – insbesondere Banken – sowie Steuerbehörden verpflichtet, Abweichungen zwischen den Registerangaben und ihren eigenen Informationen zu melden.

Externe Kontrolle und empfindliche Sanktionen
Anders als beim bisherigen internen Verzeichnis unterliegen die Meldungen einer zweifachen externen Kontrolle: durch das Bundesamt für Justiz (BJ) als registerführende Behörde sowie durch eine Kontrollstelle beim Eidgenössischen Finanzdepartement, die auf risikobasierter Grundlage und stichprobenartig prüft. Rechtseinheiten, die Aufforderungen der Behörde nicht nachkommen oder melden, dass die wirtschaftlich berechtigte Person nicht identifiziert werden konnte, werden automatisch einem erhöhten Risiko zugeteilt und einer Vorprüfung unterzogen.

Die Konsequenzen bei Pflichtverletzungen sind erheblich. Bei wiederholter oder nicht behobener Verletzung können die Mitwirkungs- und Vermögensrechte der betroffenen Gesellschaftsbeteiligten suspendiert werden. Als ultima ratio ist die Kontrollstelle befugt, die Auflösung und Liquidation der Gesellschaft anzuordnen. Für ausländische juristische Personen, die in der Schweiz Grundstücke erwerben wollen, ohne ihrer Meldepflicht nachzukommen, wird die Grundbucheintragung künftig abgewiesen. Vorsätzliche Verstösse werden zudem strafrechtlich sanktioniert, mit Bussen bis 500'000 Franken. Fahrlässiges Handeln bleibt straflos, wobei Nichtwissen nicht vor Strafe schützt.

Handlungsempfehlung
Unternehmen sollten nicht zuwarten. Den verantwortlichen Personen wird empfohlen, die Eigentümer- und Beteiligungsstruktur zu überprüfen und die wirtschaftlich berechtigten Personen zeitnah zu identifizieren. Die bestehende Dokumentation sollte kontrolliert und aktualisiert werden. Die internen Prozesse sind so anzupassen, dass klare Verantwortlichkeiten für die Meldungen an das Transparenzregister definiert werden. Dazu gehört auch, dass sich die verantwortlichen Personen frühzeitig auf EasyGov.swiss registrieren oder die Meldung mit Vollmacht an einen Dritten delegieren.

Je nach Eigentums- und Beteiligungsstruktur kann eine sorgfältige Vorbereitung einige Zeit in Anspruch nehmen. Die Übergangsfristen sind kurz: sofern nicht alle wirtschaftlich berechtigten Personen als Gesellschafterinnen oder Organ im Handelsregister eingetragen sind, muss die Meldung innert einem bis maximal sechs Monaten erfolgen. Einen unnötigen (zusätzlichen) Aufwand bei der Umsetzung dieser neuen Meldepflicht kann mit einer frühzeitigen Vorbereitung verhindert werden. Die Bewältigung dieser neuen administrativen Aufgabe wird durch eine Vorbereitung sicher erleichtert.

Auszug aus: 
https://www.kmu.org/de/node/2323
Dominik Junker, MLaw, Advokat, ist Teil des Legal-Teams der Wirtschaftskammer Baselland

Mittels dem nachfolgenden Link gelangen Sie direkt zur Bundesseite des schweizerischen Transparenz-Registers …

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